Legalisatie van documenten

Belangrijke punten alvorens te beginnen

Documenten afgegeven op de legalisatiedienst worden door de ambassade gescand en voorzien van een digitale legalisatie. De aanvrager krijgt na de digitale handtekening zowel op papier als per mail een reçu ("À conserver / Te bewaren") die een dossiernummer en sluitingsdatum bevat met dewelke hij/zij de legalisatie kan raadplegen op legalweb.diplomatie.be.

Legalisatie kost 13.200 XAF per te legaliseren document.

Aanvragers moeten het vereiste bedrag vooraf storten op de consulaire rekening van de Belgische Ambassade in Brazzaville:

• Bank: Crédit du Congo
• Agentschapcode: 00020
• Rekeningnummer: 000209000032089094

Zij moeten het bewijs van deze betaling (bewijs van storting of bankoverschrijving) overleggen bij het voorleggen van de te legaliseren documenten.

• Om een ontvankelijk dossier in te dienen op onze legalisatiedienst, nodigen wij u uit om deze pagina aandachtig en tot het einde te lezen. Een onontvankelijk dossier wordt geweigerd aan het loket.
• Wij aanvaarden geen scans van documenten per mail. Uw originele documenten moeten nog steeds worden ingediend zoals hieronder uitgelegd. Wij legaliseren alleen originele documenten. Fotokopieën (tenzij academische documenten, zie hieronder) worden geweigerd aan het loket.
• U bent niet verplicht om persoonlijk naar de ambassade of het consulaat-generaal te komen om uw dossier in te dienen of af te halen, tenzij voor een legalisatie van een privé document of voor een bijlage 32 (zie onderaan deze pagina). Wanneer u niet zelf komt, moet uw mandataris uw gelegaliseerde memo/volmacht kunnen voorleggen (meer uitleg volgt verder op de pagina). 
• Wanneer u uw gelegaliseerd dossier indient in het kader van uw procedure (bv. visumaanvraag), gelieve de reçu ("À conserver / Te bewaren") toe te voegen aan uw originele documenten EN een geprinte versie van het volledige PDF-document dat electronisch gelegaliseerd werd. Indien de ambassade opmerkingen heeft toegevoegd, is het ten stelligste verboden deze weg te laten. 
• Wij legaliseren geen Belgische documenten. Gelieve u te wenden tot de bevoegde autoriteiten in België voor de legalisatie van Belgische documenten.
• Ieder persoon bezit een enkele en unieke geboorteakte. Het is mogelijk om hiervan eensluidende afschriften op te vragen. Indien u een originele Congolese geboorteakte binnenbrengt terwijl er reeds een geboorteakte op uw naam bestaat, dan zal er op de nieuwe akte een melding komen dat het een "dubbel" betreft, behalve indien u het bewijs aanlevert van de annulering van de eerste akte. Indien u al een geboorteakte hebt, dan is het aanbevolen om hiervan een eensluidend afschrift op te vragen bij de Congolese gemeente die het origineel in diens register houdt. 
• Wij behouden ons het recht voor om gescheurde bankbiljetten te weigeren.
• Voor legalisaties, gelieve rechtstreeks contact op te nemen met de ambassade op 05200 13 13 of per e-mail: Brazzaville@diplobel.fed.be. Een e-mailadres zal altijd gevraagd worden.
   

Wat is een legalisatie?

De legalisatie bevestigt de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document is bekleed. De ambassade of het consulaat-generaal zal enkel documenten legaliseren die in België zullen worden gebruikt (gemeente, ambassade enz.).

De legalisatie garandeert niet de authenticiteit van het gelegaliseerde document. De beslissing om een gelegaliseerd document al dan niet te aanvaarden is de bevoegdheid van de Belgische organisatie of autoriteit die het document heeft gevraagd in het kader van de procedure in België. 

Een document dat door de ambassade of het consulaat-generaal gelegaliseerd werd, mag niet meer worden gemanipuleerd. Elke manipulatie van het document maakt de legalisatie ongeldig. Indien u de inhoud van een door ons gelegaliseerd document wenst te wijzigen, gelieve de bevoegde Congolese autoriteiten te contacteren om een nieuw document aan te maken dat nadien moet worden voorgelegd voor een nieuwe legalisatie.
 

Wij legaliseren de handtekening van het ministère des Affaires étrangères

Alvorens uw documenten in te dienen op de dienst legalisatie moeten alle documenten (akten en attesten van de burgerlijke stand, gerechtelijke akten en documenten van het ministerie van justitie, ...) die opgesteld zijn in de Republiek Congo voorafgaandelijk gelegaliseerd zijn door het ministerie van buitenlandse zaken. Als enige uitzondering hierop kan de ambassade een privé document legaliseren mits de ondertekenaar fysiek aanwezig is aan het loket (bv. een ouderlijke reistoestemming, een volmacht, etc.). De vorm van dergelijk document is vrij.